Política de Privacidad
CAPITULO PRIMERO
GENERALIDADES
- OBJETIVO DE LA POLITICA:
La política de tratamiento de datos personales tiene la finalidad de establecer los procedimientos que realiza MEDIC COLOMBIA S.A.S. en el tratamiento y recolección de datos personales de terceros, y que reposa en las bases de datos y archivos físicos u electrónicos de la compañía.
- DEFINICIONES:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables;
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquél que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
- RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
Cuando hablamos de datos personales nos referimos a toda aquella información que está asociada a una persona y que permite su identificación. En consideración a lo anterior, MEDIC COLOMBIA S.A.S. realizará la recolección de la información de la siguiente manera:
Clientes y proveedores:
Al momento de establecer una relación comercial con un cliente/proveedor, este será registrado en nuestro sistema de información, solicitándole los datos básicos exigidos por la compañía para su correspondiente registro.
Empleados:
Es un deber de todo el personal contratado suministrar su información personal verídica, para el control, seguimiento, y optima relación con la empresa, algunos de estos datos son de estricto cumplimiento, por lo tanto, el registro de la información de los empleados se realiza inmediatamente se inicie su relación contractual con la compañía.
Visitantes:
Cualquier persona que no pertenezca a la compañía, y que por cualquier motivo o relación comercial y/o particular ingrese a nuestras instalaciones, se considera externo o visitante. Para estos, al momento de ingresar, deberá ser registrado en una planilla de seguimiento ubicada en la recepción donde se le pedirán algunos de los datos personales tales como: nombres y apellidos, documento de identificación, números de teléfono celular y fijo, dirección de residencia, dirección de correo electrónico y EPS/ARL.
- CUMPLIMIENTO NORMATIVO:
La Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, e incorpora cualquier normatividad que posteriormente llegue a expedirse.
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- TIPOS DE DATOS PERSONALES QUE ALMACENA MEDIC COLOMBIA S.A.S.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN:
Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.
Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, muerte, edad, etc.
Datos biométricos de la persona: fotografía, videos, etc.
DATOS DE UBICACIÓN:
Datos actividad comercial o profesional de las personas: dirección, teléfono, correo electrónico.
Datos de ubicación personal relacionados con actividad privada de las personas: domicilio, teléfono, correo electrónico, etc.
DATOS SENCIBLES:
Datos relacionados con el estado de salud de la persona que incluyan resultados de pruebas: laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos, tratamientos terapéuticos, etc.
DATOS LABORALES:
Datos relacionados con la historia laboral de la persona: experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.
Datos de afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
DATOS ADICIONALES:
Datos personales Sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
- DEBER DE INFORMAR AL TITULAR:
MEDIC COLOMBIA S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, le informará de manera clara y expresa lo siguiente:
a). El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este;
b). Los derechos que le asisten como Titular;
c). La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. (El responsable del tratamiento deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente artículo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta).
- MEDIOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de la información personal que realiza MEDIC COLOMBIA S.A.S.se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador.La información se solicita de manera directa al titular y en algunas ocasiones es obtenida por parte de terceros, previa autorización del titular.
La recolección de la información se puede realizar por: medio físico, magnético, digital, telefónico o cualquier otro.
- AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES:
Clientes y proveedores:
Se ha diseñado el formato versión 01 “Formato de autorización de tratamiento y protección de datos personales” el cual describe las generalidades de ley, las finalidades del tratamiento de datos, y los derechos del titular de los datos personales, junto con su respectiva autorización.
Empleados:
A todos los futuros colaboradores, se les comunicará la firma del formato versión 01 “Formato de autorización de tratamiento y protección de datos personales” por medio del cual autorizan la práctica de pruebas de preselección laboral, entrevistas, verificación de referencias, formalización de ingreso a la empresa, incluyendo la construcción de indicadores y estadísticas para el seguimiento y control de cualquier actividad o acontecimiento que les sea exigido por la compañía.
Visitantes:
Al ingreso a nuestras instalaciones, se le hace saber al visitante que con la firma de la planilla de seguimiento está autorizándonos al uso de dicha información, adicionalmente de hacerle conocer del formato versión 01 “Formato de autorización de tratamiento y protección de datos personales” el cual describe información con base a la presente política, sus derechos como titular y canales de comunicación.
- TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
MEDIC COLOMBIA S.A.S.recolecta datos de menores de edad, en los siguientes casos:
Por parte de los Padres que son empleados de la compañía, para fines de afiliación a cajas de compensación y seguridad social. En este proceso de solicitud de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato.
En los casos en que la información la suministre la EPS para el cumplimiento de la dispensación de medicamentos. En estos casos, la compañía no se encarga de la solicitud de la autorización, toda vez que opera como encargado de la información, la gestión este requisito se encuentra a cargo de la EPS.
- USOS DE LA INFORMACIÓN RETENIDA.
De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS DEL TITULAR
- DERECHOS DE LOS TITULARES:
La ley 1581 del 2021 menciona que el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Actualizar: Conocer, actualizar, rectificar o corregir sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar: la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
- CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO
Toda la información recolectada por nosotros será almacenada en nuestra base de datos y en nuestras instalaciones, ubicadas en la Cra. 28ª #71b-07 y 28ª #71b-17, de forma física, digital y electrónica. Esta información se encuentra bajo custodia del área de gestión, con la supervisión de la dirección administrativa y financiera.
- DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
a). Asistir las solicitudes o requerimientos presentados por los Titulares de los datos personales;
b). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
c). Conservar en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
d). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
e). Preservar la información bajo las condiciones de seguridad y veracidad, necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
f). Brindar canales de comunicación dedicados al tratamiento de los datos personales.
g). Poseer un sistema de seguridad informático y/o físico que pueda garantizar los parámetros dispuestos en la ley 1581 de 2012.
- CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de MEDIC COLOMBIA S.A.S. El responsable del tratamiento deberá suministrarles a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculado con la identificación del titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
MEDIC COLOMBIA S.A.S. dispondrá de un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora o señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MEDIC COLOMBIA S.A.S. dispondrá de un término inferior, teniendo en cuenta la naturaleza del dato personal.
- RECLAMOS
Término:(15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de algún motivo de extensión, se le informará al titular del de los datos personales los motivos de la demora, y se le dará respuesta en (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo: Los empleados, contratistas y proveedores, clientes persona natural y clientes corporativos. Los terceros autorizados por el Titular o por la Ley. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de MEDIC COLOMBIA S.A.S.Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
Información que debe acreditar el titular de los datos personales: Nombres completos y apellidos, tipo y número de identificación, dirección de domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico y brindar la información necesaria para el trámite de su solicitud. Para justificar un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.
- RESPONSABLES Y ENCARGADOS
El Área de Control de Gestión es la encargada del efectivo cumplimiento de la presente política. El área Legal y el área de Tecnología de la información prestarán el apoyo que se requiera para el efectivo funcionamiento del Programa Integral de Gestión de Datos Personales. En todo caso, se podrá requerir a otra área de MEDIC COLOMBIA S.A.S.para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales al interior de la organización.
- SISTEMA DE SEGURIDAD
MEDIC COLOMBIA S.A.S. Cuenta con un sistema de información reconocido internacionalmente; adicionalmente contamos con un sistema de seguridad informática en nuestros equipos (ORACLE) y una política de seguridad informática. Nuestras instalaciones cuentan con un circuito cerrado de televisión el cual funciona 24/7 para garantizar la seguridad. Adicionalmente, nuestra bodega se encuentra ubicada en un parque empresarial privado el cual cuenta con su propio sistema de seguridad y vigilancia.
- CANALES DE COMUNICACIÓN
Dirección: Cra. 28ª #71b-07 - Cra. 28ª #71b-17
Correos corporativos: info@medic.com.co
Teléfono en Bogotá: (1) 300 0759
Celular y WhatsApp: 318 671 0462
Página Web: www.medic.com.co
Responsables de la retención de los datos personales:
Jairo Andrés Pérez Hoyos
teléfono: (1) 300 0759 ext. 102
Encargados de la recolección, Actualización y modificación de los datos personales:
Jairo Andrés Pérez Hoyos
teléfono: (1) 300 0759 ext. 102
esta política entra en vigencia a los veintidós (22) días del mes de noviembre del 2021.